O zarządzaniu czasem słów kilka

Czy to prowadzimy swój biznes, pracujemy na etacie czy uczymy się, większość z nas boryka się z tym samym problemem: ” Nie mam na nic czasu, tyle obowiązków, tyle zadań, nie wyrabiam się!” Faktycznie, umiejętność efektywnego zarządzania swoim czasem jest tak ważna w naszym, coraz szybszym społeczeństwie, jak umiejętność czytania czy obsługi komputera. Zanim jednak zaczniemy wprowadzać w nasze życie istną rewolucję, pamiętajmy o tym, że nasze życie składa się z samych wypadkowych. Często bardzo trudno przewidzieć nam ile dokładnie czasu zajmie to konkretne zadanie, ile czasu będziemy jechać na spotkanie oraz czy w ostatniej chwili nie wyskoczy nam coś bardzo pilnego. Właśnie w pewnym momencie zauważyłem, że wszystkie swoje plany bez większego wysiłku obracałem w proch poprzez ich zmianę w ostatniej chwili. Czy to jakiś nieplanowany wyjazd czy choćby wypad z kumplami na piwo. Zostawiałem swoje „ważne” zadania, w ich miejsce wpychając te „mniej ważne” lub „bardziej przyjemne”. Choć dziś lubię działać impulsywnie, gdy zaplanuję sobie pewne zadanie i oznaczę je jako „ważne”, wiem że muszę je wykonać żeby być z siebie zadowolonym. Bardzo przydaje się tutaj zasada „kolejności wpisu”. Jeśli 2 tygodnie temu umówiłem się z kimś na spotkanie, a w tym tygodniu ktoś inny próbuje się wcisnąć na ten termin, słyszy krótkie „Sorry, ale wtedy jestem już bardzo zajęty”. Niestety spotykam się też z tym, że niektórzy ludzie nie są w stanie tego do końca zaakceptować.

Jako że lubię mieszać, wziąłem kilka technik efektywnego zarządzania czasem, wrzuciłem je do jednego kotła i wyszła dość dobra zupa. Pierwszym składnikiem jest tzw. kwadrat Eisenhowera. Musimy uświadomić sobie, że nasze «sprawy» czy «zadania» możemy podzielić zarówno na ważne jak i nie ważne oraz na pilne i nie pilne.

Kwadrat Eisenhowera

Jednak tutaj pojawia się pytanie: jak odróżnić je od siebie?  W przypadku spraw pilnych i niepilnych sprawa jest stosunkowo prosta, ponieważ wystarczy sprawdzić termin realizacji konkretnego zadania. Jeśli upływa on, np. za 3 minuty, to tak, sprawa jest pilna i to nawet bardzo. Jeśli nie ma terminu lub jest on odległy – wiadomo, możemy zostawić sobie ją na później, a teraz zająć się czymś przyjemniejszym. NIE! Wykonaj ją teraz, skreśl z listy aby już dłużej Cię nie męczyła. Sprawy, które odkładamy w nieskończoność staną się w końcu dla nas źródłem niepokoju, stresu czy zmartwienia. Pozbywajmy się ich więc jak najszybciej.

Nieco większy problem jest z odróżnieniem spraw ważnych od tych mniej ważnych. Proponuję tutaj takie podejście. Weź kartkę i długopis. Już? Okej, wypisz na niej maksymalnie 6 ról, jakie masz do spełnienia w perspektywie, powiedzmy, jednego tygodnia. Otóż tak, każdego dnia, każdy z nas gra w niekończącej się telenoweli do której scenariusz pisze życie. Może jesteś mężem lub żoną, może ojcem lub synem, może masz dziewczynę czy chłopaka, jesteś katolikiem, sportowcem, studentem lub uczniem. Prowadzisz własny biznes lub pracujesz na etacie. Jeśli już wypisałeś swoje role, do każdej z nich przypisz maksymalnie 3 konkretne cele (co chcesz osiągnąć, w jakim terminie i w jaki sposób to zmierzysz). Oto przykład:

Zapamiętaj sobie teraz, że tylko te sprawy, które tyczą się bezpośrednio wypisanych ról i celów są ważne. Tylko te, dzięki którym polepszysz swoje relacje z rodziną czy przyjaciółmi. Tylko te zadania, które przyniosą Ci największą wartość dodaną (najwięcej się nauczysz, najwięcej zarobisz, zbierzesz dużo doświadczenia). Wszystkie inne sprawy są dla Ciebie mniej ważne lub nawet wcale nie powinieneś zaprzątać sobie nimi głowy, drogi czytelniku. Aby nie przedłużać, tym pozytywnym akcentem zakończę pierwszą część dotyczącą zarządzania czasem (lub „sobą w czasie” – jak to niektórzy zwykli mawiać).

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s